Monatsabschluss-Runbook
Jeden 1.–3. des Folgemonats — 90 Minuten
Der Monatsabschluss ist der Moment, in dem deine Buchhaltung „abgerundet" wird. Wer ihn macht, muss nie rückwirkend rekonstruieren. Wer ihn nicht macht, zahlt später doppelt.
Die 7 Schritte
1.
Eingangsrechnungen scannen & hochladen
Alle Papier-Rechnungen und PDFs des Monats ins Buchhaltungstool (lexoffice / sevDesk / DATEV). Auch kleine Quittungen (2 € Büro-Stifte) — lückenlos. Papier-Original ins Monats-Fach.
Anzahl hochgeladen: ________
2.
Ausgangsrechnungen prüfen
Jede Behandlung des Monats hat eine Rechnung? In Booking-Software auf „Rechnung ausgestellt" filtern. Fehlende Rechnungen jetzt nachliefern.
Anzahl Rechnungen: ________
3.
Bank-Kontoauszüge abrufen
Monats-PDF beim Online-Banking exportieren (Geschäftskonto + Kreditkarte). Im Buchhaltungstool hochladen — die meisten haben Bank-Connector für automatischen Abgleich.
4.
Zahlungszuordnung
Jede Rechnung bekommt ihre Bank-/Kassen-Zahlung zugeordnet. Offene Posten (noch nicht bezahlt) separat auf die „Offene Posten"-Liste.
Offene Posten: ________ €
5.
Monats-Kassenbericht erstellen
Aus den ~20–30 Z-Bons des Monats entsteht ein Monats-Kassenbericht. Im Tool automatisch. Abgleich: Kassen-Summe stimmt mit Bank-Bareinzahlungen überein?
6.
Monats-Summen erstellen
Einnahmen gesamt, Ausgaben nach Kategorie, vorläufiger Gewinn. Abweichung zum geplanten Monatsumsatz? Im Finanz-Dashboard notieren.
7.
USt-Voranmeldung vorbereiten
Nur wenn Regelbesteuerung (nicht Kleinunternehmerin). Zahllast berechnen, bis zum 10. des Folgemonats über ELSTER einreichen + überweisen. Separate Karte „USt-Voranmeldung".
Zahllast / Erstattung: ________ €
Monats-Kennzahlen
| Position | Betrag |
|---|
| Einnahmen Behandlungen | € |
| Einnahmen Produktverkauf | € |
| Einnahmen gesamt | € |
| Miete + Nebenkosten | € |
| Wareneinkauf | € |
| Versicherungen / Abos | € |
| Sonstige Kosten | € |
| Ausgaben gesamt | € |
| Vorläufiger Gewinn | € |
| Steuer-Rücklage (25 % vom Gewinn) | € |
„Monat ist geschlossen"-Checkliste
Alle Belege hochgeladen (Scan-Stapel ist leer).
Alle Rechnungen haben einen Zahlungsstatus.
Offene Posten auf einer Liste (für Zahlungserinnerungen).
Monats-Summen stimmen mit Bank + Kasse überein.
Steuer-Rücklage (25 % vom Gewinn) auf Rücklagen-Tagesgeld überwiesen.
USt-Voranmeldung bis zum 10. abgesendet (falls Regelbesteuerung).