Verfahrensdokumentation nach GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, aktualisiert 2024)
Diese Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten im Nur's Beauty Atelier entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wieder zugänglich gemacht werden. Sie wird bei jeder wesentlichen Änderung aktualisiert und bei Bedarf dem Finanzamt vorgelegt.
1 · Firmendaten & Verantwortliche
| Firmenname / Inhaberin | [Nur's Beauty Atelier — Inhaberin Gamze Nachname einfügen] |
| Geschäftsanschrift | [Straße, Hausnummer, PLZ Kaufbeuren] |
| Steuernummer / USt-ID | [Steuernummer Finanzamt Kempten] |
| Rechtsform | [Einzelunternehmen / Kleinunternehmerin / Regelbesteuerung] |
| Zuständiges Finanzamt | Finanzamt Kempten, Am Stadtpark 3, 87435 Kempten |
| Hauptverantwortliche | Gamze [Nachname] — alleinverantwortlich für Kassenführung, Beleg-Workflow und Datenschutz |
| Steuerberaterin | [Name, Kanzlei, Anschrift, Telefon, E-Mail der Steuerberaterin] |
| IT-Dienstleister | [Falls vorhanden — externer IT-Support, sonst „keiner, Selbstbetrieb"] |
2 · Eingesetzte Software & Systeme
| System | Anbieter / Version | Zweck | Daten-Speicherort |
|---|
| TSE-Kasse | [enfore, SumUp, orderbird — Produktname + Version] | Bar- und Kartenumsätze, Tagesabschlüsse, Z-Bon | Cloud + lokaler Export |
| Booking-System | [Treatwell / Shore / Fresha / Booksy — Anbieter + Tarif] | Terminbuchung, Kundenstammdaten, Online-Zahlung | EU-Cloud (DSGVO-konform) |
| Buchhaltungs-Tool | [lexoffice / sevDesk / DATEV Unternehmen online] | Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Rechnungsausgang, Eingangsbelege | EU-Cloud |
| Zahlungs-Abwickler | [SumUp / Stripe / Zahlungsdienstleister] | Kartenzahlung, SEPA | Cloud beim Anbieter |
| Banking | [Bank, Konto-Typ] | Geschäftskonto, Zahlungsverkehr | Online-Banking Portal |
| Kundendaten / CRM | Booking-System oder separates Tool | Kontaktdaten, Behandlungshistorie, Anamnese | EU-Cloud / lokal verschlüsselt |
| E-Mail / Kommunikation | [Business-E-Mail-Anbieter, z. B. Mailbox.org] | Kundenkorrespondenz, Bestätigungen | DE/EU |
3 · Beleg-Workflow (Eingang → Erfassung → Archivierung)
Eingangsrechnungen (Lieferanten, Miete, Strom, etc.)
- Eingang: Per Post oder E-Mail (PDF). Papierbelege werden spätestens am gleichen Arbeitstag in den „Eingang"-Ordner gelegt.
- Erfassung: Wöchentlich (freitags) fotografiert / scannt Gamze alle Belege über die Buchhaltungs-App und ordnet sie einem Konto zu.
- Archivierung: Digital in der Buchhaltungssoftware (revisionssicher); Papier-Original zusätzlich chronologisch im Ordner für 10 Jahre.
Ausgangsrechnungen (Kundinnen, B2B-Kundinnen)
- Bei Bar-/Kartenzahlung: Kassenbon aus TSE-Kasse automatisch gedruckt oder als digitaler Beleg (Kundin kann verzichten, Bon-Pflicht bleibt).
- Bei Rechnung: Fortlaufende Nummer aus Buchhaltungs-Tool, PDF-Versand, automatische Ablage.
Kassenführung (Bargeld)
- Tagesabschluss (Z-Bon) am Ende jedes Geschäftstags durch TSE-Kasse.
- Kassenbuch wird durch Buchhaltungs-Tool aus TSE-Export automatisch erstellt.
- Bargeldbestand wöchentlich gezählt und mit Kassenstand verglichen (Zähl-Protokoll).
4 · Zugriffs- und Berechtigungsstruktur
| System | Zugriff durch | Passwort-Verwaltung |
|---|
| TSE-Kasse | Gamze (alle Rechte) | Passwort-Manager [z. B. 1Password, Bitwarden] |
| Booking-System | Gamze (Admin); Steuerberaterin (nur Umsatzexport-Link) | Passwort-Manager, 2-Faktor-Authentifizierung |
| Buchhaltung | Gamze (Inhaberin); Steuerberaterin (Leserecht + Export) | Passwort-Manager, 2FA |
| Online-Banking | Nur Gamze | TAN-Verfahren der Bank, kein Screenshot |
| Cloud-Backup | Nur Gamze | Passwort-Manager |
5 · Datensicherung (3-2-1-Regel)
- 3 Kopien aller steuerrelevanten Daten: (1) Live-System, (2) verschlüsselte externe Festplatte, (3) Cloud-Backup.
- 2 unterschiedliche Medien: Cloud (EU) + lokale Festplatte.
- 1 Kopie extern: Cloud-Speicher eines deutschen Anbieters [z. B. Strato HiDrive, IONOS HiDrive, Deutsche Telefonica].
- Backup-Rhythmus: täglich automatisch (Buchhaltungs-Cloud), wöchentlich manuell auf externe Festplatte, monatlich Voll-Backup.
- Jährliche Wiederherstellungsprobe: einmal pro Jahr (z. B. Januar) Rücksicherung auf Testumgebung, Protokoll unterschreiben.
6 · Aufbewahrungskonzept
| Dokumentart | Dauer | Form |
|---|
| Rechnungen (Ein- und Ausgang), Kassenbücher, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Digital (revisionssicher) + Papier-Original |
| Handels-/Geschäftsbriefe, Verträge | 6 Jahre | Digital + Papier |
| Kassensystem-Daten, TSE-Exporte, Z-Bons | 10 Jahre | Digital, unveränderbar |
| Kundendaten (Anamnese, Behandlungshistorie, Einwilligungen) | 3 Jahre nach letztem Kontakt (DSGVO) | Digital / Papier |
| Personalakten | Bis 10 Jahre nach Austritt | Verschlossen |
7 · Änderungs- und Korrekturverfahren
Fehlerhafte Buchungen werden niemals gelöscht oder überschrieben, sondern durch eine Storno-/Korrekturbuchung ausgeglichen. Die Originalbuchung bleibt dauerhaft sichtbar.
- Jede Korrektur wird mit Begründung, Datum und Urheberin (Gamze oder Steuerberaterin) im System hinterlegt.
- Kassen-Korrekturen erfolgen ausschließlich über die TSE-Funktion „Storno", nie durch manuelles Überschreiben.
- Bei Systemwechsel: Alte Daten werden 10 Jahre lang auswertbar aufbewahrt (Export + Prüfsoftware-Format IDEA/SAP).
8 · Versionshistorie
| Version | Datum | Änderung | Geändert durch |
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| 1.0 | [TT.MM.2026] | Erstversion | Gamze |
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Ort, Datum
Unterschrift Inhaberin
Die konkreten Tool-Angaben, Zugriffsrechte und Aufbewahrungspfade sind mit der Steuerberaterin abzustimmen. Bei wesentlichen Änderungen (Tool-Wechsel, neue Zahlungsmethode) Verfahrensdokumentation anpassen und neue Version erstellen.