Nur's Beauty Atelier

Tools & Tech-Stack

Welche Software, welche Kasse, welches Terminal. Die Entscheidungen, die in den ersten vier Wochen fallen — mit Preismatrix und klaren Empfehlungen.

Solo-Kosmetiksalon · April 2026

Auf einen Blick

Der Kern-Stack für den Solo-Salon

KategorieEmpfehlungMonatskosten
Booking & KasseTreatwell Pro oder Shore49–85 €
Karten-TerminalSumUp Solo Lite + eigenes iPad0,99–1,69 % pro Transaktion
Buchhaltunglexoffice M oder sevDesk19–29 €
GeschäftskontoQonto Essential oder Finom10–19 €
E-Mail-MarketingBrevo Starter (DSGVO + Server DE)0–19 €
WhatsApp BusinessWhatsApp Business App (nicht API)0 €
Backup & CloudGoogle Drive + iCloud Backup2–10 €

Kern-Stack zusammen: 80–180 € / Monat. Der Booking-System-Wahl steckt der größte Hebel — deshalb startet dieser Guide genau dort.

Kapitel 01

Das Solo-Stack-Prinzip

In einem Solo-Salon gibt es einen einzigen Tech-Stack-Fehler, der teuer wird: zu viele Tools, die sich nicht verstehen. Das Prinzip heißt: wenige Systeme, jedes davon tut viel.

1.1 Die vier Regeln

Regel 01

Ein Tool pro Job

Kein paralleles Notizsystem zum Booking, keine zweite Kundinnenkartei auf Papier, keine Schatten-Buchhaltung neben dem Rechnungsprogramm. Eine Quelle der Wahrheit pro Kategorie.

Regel 02

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zuerst, Features danach

Kundinnen­daten in der EU, Auftrags­verarbeitungs­vertrag (AVV) abgeschlossen, Cookie-Consent richtig. Ein Tool mit US-Server spart 5 € und kostet im Worst Case 20.000 €.

Regel 03

Export-fähig > feature-reich

Jedes Tool muss die Daten als CSV / Excel / PDF herausgeben können. Ohne Export ist Wechsel später nicht möglich. Erst Export prüfen, dann unterschreiben.

Regel 04

Wenn es ohne geht: weglassen

Marketing-Automation, KI-Chatbots, Loyalty-Apps — in den ersten 12 Monaten nicht nötig. Kundinnen kommen durch Hände­arbeit, Netzwerk und Stil, nicht durch Workflow-Software.

1.2 Der Lebens­zyklus eines Tools

  1. Testphase (30 Tage).
    Kostenlose Testphase nutzen, mit 5–10 echten Kundinnen durchlaufen. Nicht nur theoretisch.
  2. Entscheidung mit 3-Punkte-Check.
    a) Kundin findet es gut (Feedback). b) Daten sind exportier­bar. c) Preis < 2 % vom Monatsumsatz.
  3. 12 Monate laufen lassen ohne Wechsel.
    Jeder Wechsel kostet 20–40 Stunden Zeit für Datenübertragung und Einarbeitung. Nicht leichtfertig wechseln.
  4. Jahres-Review im Januar.
    Passt das Tool noch zum aktuellen Volumen? Würde es wieder gewählt werden? Wenn nein → Wechsel planen (nicht sofort umsetzen).
Wie passt dieser Guide zu den anderen?

Die rechtlichen Anforderungen an die Kasse stehen im Finanz-Guide Kap. 02. Die Brand-Assets (Logo, Fonts, Farben) gehören in den Brand Style Guide. Die Marketing-Strategie hinter den Tools (vier Akquise-Kanäle, Ertragsmodell) im Marketing-Plan.

Kapitel 02

Das Booking-System

Wichtigste Tool-Entscheidung des Salons. Das Booking-System verbindet Kalender, Kundinnen­kartei, Kasse, Erinnerungen, Online-Buchung, Rechnung und Auswertung. Ein Wechsel nach 2 Jahren kostet mehrere Tage Arbeit.

2.1 Die fünf relevanten Systeme

Anbieter 01 · UK/DE

Treatwell Pro

ab 49 €/Monat (Pro), Marketplace mit Provision bei Neukunden
  • Marketplace-Sichtbarkeit (organischer Traffic)
  • Vollwertige Kasse mit TSE-Cloud
  • Integrierte Kundinnen­kartei, SMS-/E-Mail-Erinnerungen
  • Provision 25–30 % auf Neukundinnen aus Marketplace
  • Solo-Salon-freundlich, guter deutscher Support
StärkeMarketplace bringt Laufkundinnen. Gutes All-in-One-Paket.
Anbieter 02 · DE

Shore

ab 79 €/Monat (Professional), Setup-Gebühr ~150 €
  • Deutscher Anbieter aus München, Server in DE
  • Sehr gute Website-Integration mit Buchungs-Widget
  • TSE-Kasse + Kartenzahlung aus einem Haus
  • Kundinnen-Newsletter eingebaut
  • Kein Marketplace — alle Kundinnen kommen selbst
StärkeDSGVO bombensicher, kein Provisions-Modell. Für Salons mit eigener Marke.
Anbieter 03 · USA/EU

Fresha

Basis kostenlos, Staff-Kalender ~10 €/Monat, Zahlungs­gebühr 2,29 % + Marketplace-Provision
  • Kostenlos einsteigbar — kein Monatsbeitrag
  • Finanzierung durch Transaktions- & Marketplace-Gebühren
  • Modern, schnell, mobile-first
  • 20 % Marketplace-Provision auf Neukundinnen­-Erst­termin
  • Server teils USA — DSGVO möglich, aber AVV lesen
StärkeEinstiegsfreundlich. Provisionsmodell kann bei Marketplace-Fokus teuer werden.
Anbieter 04 · Polen/EU

Booksy

ab ~29 $/Monat für Solo, Provision Neukundinnen 2,49 %
  • Sehr starke Marketplace-App für Endkundinnen
  • Verbreitet in Ost-Europa, wächst in DACH
  • Kasse & Kundinnen­kartei ordentlich
  • TSE-Kompatibilität sollte im AVV bestätigt werden
  • Weniger Integrationen mit deutschen Steuer-Tools
StärkeSchneller Aufbau einer neuen Kundinnen­basis via App.
Anbieter 05 · Luxemburg

SALONKEE

ab ~35 €/Monat, kein Marketplace, keine Provision
  • DACH-Anbieter, sehr sauber DSGVO-konform
  • Starker Fokus auf Salon-Workflow (Team, Material­verwaltung)
  • TSE-Kasse, Kartenzahlung, SMS/WhatsApp-Erinnerungen
  • Keine App-Marketplace — Kundinnen kommen selbst
  • Sehr gute Preis/Leistung für Solo & Klein­team
StärkePremium-Features zum fairen Preis. Sehr beliebt in AT/LU/BE.
Anbieter 06 · Basic

Timify & Co. (Booking-only)

ab 0–25 €/Monat, keine Kasse/Kartenzahlung
  • Nur Termin­buchung, kein POS, kein CRM
  • Kombinierbar mit separater TSE-Kasse
  • Sehr günstig, aber Fragmentierung
  • Kundinnen-E-Mails landen im iCloud-Kalender, nicht in CRM
StärkeNur für Ein-Personen-Dienstleisterin, die kaum Kasse braucht.

2.2 Die Entscheidungs-Matrix

So entscheidest du

Welches System für welche Situation

Du brauchst schnell Kundinnen→ Treatwell Pro (Marketplace) oder Fresha
Du hast eigene Kundinnen und Brand→ Shore oder SALONKEE
Du willst Null Abo, zahlst pro Transaktion→ Fresha (mit Auge auf Marketplace-Provision)
Du willst günstigsten Einstieg→ Fresha gratis oder SALONKEE
DSGVO-Bedenken (Gesundheitsdaten)→ Shore oder SALONKEE (EU-Server, klarer AVV)
Mehrere Mitarbeiterinnen ab Jahr 2→ Shore, SALONKEE oder Treatwell Pro
Empfehlung für den Start

Treatwell Pro — weil es den Marketplace mit echter DE-Reichweite bringt und gleichzeitig TSE-Kasse plus Booking vollständig abdeckt. Alternative, wenn Provisions-Modell stört: Shore als deutsche Lösung ohne Marketplace. Beide 30 Tage testen, eines wählen.

Kapitel 03

TSE-konforme Kasse

Die rechtliche Seite der Kasse steht im Finanz-Guide Kap. 02 — hier geht es um die praktische Tool-Entscheidung: welche Lösung macht was, und was kostet sie wirklich?

3.1 Drei Wege zur TSE-Kasse

Weg 01 · Integriert

Kasse im Booking-System

Keine Zusatz­kosten, TSE oft inklusive
  • Treatwell / Shore / SALONKEE enthalten TSE-Cloud
  • Ein Login, alles verbunden: Termin → Kasse → Bon
  • Z-Bon automatisch, Kassenabschluss mit 1 Klick
  • Abhängigkeit vom Anbieter — Wechsel teurer
EmpfehlungFür 90 % der Solo-Salons: integrierte Kasse nutzen.
Weg 02 · Dediziert

Standalone-Kasse (Orderbird / Tillhub)

22–79 €/Monat inkl. TSE
  • Orderbird MINI: ab 22 €/Monat, iPad-basiert, Cloud-TSE inklusive
  • Tillhub: ab 29,80 €/Monat, iPad-Kasse, TSE inkl., sehr stabil
  • Sehr zuverlässig, Support deutsch
  • Keine Booking-Funktion — braucht zweites System
Wann sinnvollWenn das Booking-System keine TSE-Kasse hat (seltener Fall).
Weg 03 · Kartenterminal

SumUp Solo / Air + Kassen-App

0 €/Monat, ~1,59 % pro Transaktion, TSE ~12 €/Monat extra
  • Gerät 39–99 € einmalig, dann nur Transaktionskosten
  • SumUp-Kassen-App mit TSE-Cloud optional
  • Ideal für geringe Monats­umsätze (< 3.000 €)
  • Bei steigendem Umsatz schnell teurer als Flatrate
Wann sinnvollStarter-Setup vor Eröffnung oder Back-up-Gerät für mobiles Arbeiten.
Weg 04 · Cashless

Payment-Terminal + Rechnungsprogramm

~10–20 €/Mo, meist keine TSE-Pflicht
  • Kein Kassenbuch, keine Barkasse, kein Z-Bon-Ritual
  • Belege aus lexoffice/sevdesk, Einnahmen über Bankkonto
  • Kein Einbruch-/Überfalls-Risiko, kein Mitarbeiter-Diebstahl
  • Rechtlich sauber (§ 14 BBankG, EuGH C-422/19) — Hinweis auf Website & am Eingang erforderlich
Wann sinnvollEmpfohlenes Setup für Nur's Atelier — Details im Salon-Setup Kap. 6b.

3.2 Die TSE-Pflicht-Checkliste

Vor dem ersten Kassen-Vorgang

  • Kassenhersteller hat TSE-Zertifikat (BSI-Zertifizierung)
  • TSE ist physisch oder als Cloud-TSE aktiviert
  • Kasse bei Elektronische Steuererklärung (ELSTER) „Mein Elster" gemeldet (seit 1.7.2025 Pflicht!)
  • Belegausgabepflicht ist in der Software aktiviert
  • Z-Bon wird täglich automatisch erzeugt & archiviert
  • Export­funktion für DATEV / Steuerberaterin eingerichtet
  • Verfahrensdokumentation geschrieben (2 Seiten, siehe Finanz-Guide Kap. 1.3)
Ab 2027 voraussichtlich Pflicht

Laut Koalitionsvertrag 2025 soll die elektronische Kassenpflicht ab einem Jahresumsatz von 100.000 € eingeführt werden. Wer bereits ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss es seit 01.01.2025 bei „Mein ELSTER" melden — die Meldepflicht gilt unabhängig von der Kassenpflicht.

Kapitel 04

Payment-Processing

Deutsche Kundinnen zahlen zunehmend bargeldlos — bei Beauty-Services sind es 2026 schon 60–70 %. Drei Entscheidungen: Kartenterminal, Online-Zahlung, moderne Methoden wie Apple Pay und BNPL.

4.1 Kartenterminal — was zählt

Option 01

SumUp Solo / Air / Solo Lite

Einmalig 39–99 €, 0,99–1,69 % pro Transaktion
  • Einfachste Einrichtung, ohne Monats­gebühr
  • Girocard, Visa, Mastercard, Apple/Google Pay
  • Auszahlung in 1–3 Werktagen auf Geschäfts­konto
  • Bei > 6.000 € Monats­umsatz wird die Flatrate (Zettle/Card­Complete) günstiger
Option 02

Zettle (by PayPal)

Einmalig 29–79 €, 1,69 % EC-Karte, 2,49 % Kreditkarte
  • PayPal-Integration, Online + Offline
  • Auszahlung täglich, schneller als SumUp
  • App mit einfachem POS-Modus
  • Nicht TSE-konform allein — braucht Kassen-System dazu
Option 03

Classic EC-Terminal (CardComplete / Concardis)

Miete 10–20 €/Monat + ~0,5–0,9 % pro Transaktion
  • Feste Transaktions­kosten bei hohem Volumen günstiger
  • Stabile Hardware, wenig Störungen
  • Bindung 24–36 Monate
  • Ab ~8.000 € Monatsumsatz rechnet es sich
Option 04

Tap-to-Pay auf iPhone / Android

0 €, ~1,59 % pro Transaktion
  • Kein Zusatz-Gerät nötig — iPhone ist das Terminal
  • SumUp, Stripe, Zettle bieten das 2026 in DE
  • Sehr elegant, besonders für mobile Einsätze — Deep-Dive siehe 4.5 Mobile Payment
  • Eindeutig die Zukunft, Hardware optional

4.2 Online-Zahlungen (für Gutscheine & Anzahlungen)

Wer online Gutscheine verkauft oder Anzahlungen nimmt, braucht eine Payment-Schnittstelle. Drei Wege:

4.3 Moderne Zahlungs­methoden — solltest du das anbieten?

Method 01

Apple Pay / Google Pay

  • Ja, immer anbieten. Alle modernen Terminals unterstützen es automatisch
  • Kein Zusatz­aufwand, gleiche Gebühr wie Karte
  • Kundinnen schätzen es
Method 02

Klarna „später zahlen"

  • Im Beauty-Bereich unüblich außer bei hohen Paketen (1.500 €+)
  • Setup über Stripe oder Shopify möglich
  • Nur für Gutschein-Shop oder teure Behandlungs­serien sinnvoll
Method 03

Trinkgeld-Flow auf Karten­zahlung

  • SumUp / Zettle bieten Trinkgeld-Abfrage am Terminal
  • Steuerlich trennen: Trinkgeld ist für die Hand der Kosmetikerin, nicht Betriebs­umsatz
  • Dokumentation in TSE-Kasse muss Trinkgeld separat ausweisen
Method 04

SEPA-Zahlungslink als Notfall-Fallback

  • Wenn Terminal ausfällt oder Kundin partout keine Karte dabei hat: Zahlungs-Link per SMS/WhatsApp
  • Kundin zahlt via Handy in 30 Sek., Bestätigung sofort
  • Alternativ Rechnung auf 7 Tage Zahlungsziel — nur für Stammkundinnen
  • Bargeld wird bewusst nicht angenommen (siehe Salon-Setup · Payment-Kapitel)

4.4 Zahlungssticker & Vertrauenssignale an der Tür

Kundinnen entscheiden in Sekunden, ob sie reinkommen. Die Tür ist die letzte Hürde: Wer hier die Zahlungsarten, Bewertungssterne und Vertrauenssignale richtig positioniert, konvertiert mehr Laufkundschaft.

4.4.1 Die Standard-Sticker-Leiste

Horizontal über oder um den Türgriff anbringen — in dieser Reihenfolge:

4.4.2 Woher die Sticker kostenlos kommen

  • Vom Terminal-Anbieter gratis — SumUp und Zettle liefern im Starter-Kit Sticker mit; einfach nachbestellen im Dashboard
  • Mastercard Brand Center — kostenlose Stickerpakete für Akzeptanzstellen (brand.mastercard.com/brandcenter-de)
  • Visa Marketing Center — kostenfreie Aufkleber und Schaufenster-Materialien (visa.de/partner-mit-uns)
  • Payone Zubehörshop — Standard-Pakete mit Akzeptanzaufklebern (zubehoershop.payone.com/p/akzeptanzaufkleber)

4.4.3 Zusätzliche Vertrauenssignale

Signal 01

Google-Bewertungssticker

  • z. B. „⭐⭐⭐⭐⭐ bei Google"
  • Nur anbringen, wenn Rating wirklich > 4,5
  • Bei schwankendem Schnitt weglassen — falsches Versprechen schadet mehr als es nützt
Signal 02

QR-Code „Bewerte uns"

  • Direkt neben Ausgangstür platzieren
  • Abholungspunkt für zufriedene Kundinnen nach dem Termin
  • Kurzer Call-to-Action daneben: „Hat dir gefallen? 30 Sekunden bei Google"
Signal 03

Sprachen-Flaggen

  • „DE / EN / TR" als kleine Flaggen-Leiste
  • Falls dein Einzugsgebiet eine starke migrantische Community hat — relevantes Signal
  • Englisch für Touristen und Neubürgerinnen, kostet nichts
Signal 04

Funktionale Hinweise

  • Barrierefreiheit (Stufe, Rampe, ebenerdig)
  • Klingelhinweis bei verschlossener Tür
  • „Hunde willkommen" wenn erwünscht — nicht aufdringlich, klein halten

4.4.4 Positionierung an der Tür

  • Oberes Drittel: Öffnungszeiten — im Blickfeld des Passanten
  • Um Türgriff: Zahlungssticker-Leiste — wer die Hand dran hat, sieht's
  • Unteres Drittel: Klingelhinweis, Barrierefreiheit
  • Seitlich auf Schaufenster: Google-Sterne, Bewertungs-QR
  • Regel: Max. 60 % der Türfläche beklebt — mehr wirkt überladen und billig

4.4.5 Conversion-Killer

Das NICHT aufbringen — kostet Kundinnen
  • „Nur Barzahlung" — killt rund 50 % der jüngeren Kundschaft, bevor sie überhaupt reinkommt
  • „Kartenzahlung ab 10 €" — wirkt kleinbürgerlich, Kundinnen fühlen sich wie Bittsteller
  • „Aus hygienischen Gründen kein XYZ" — negative Botschaft direkt am Eingang
  • Handgemalte Zettel mit Kuli — unprofessionell, zerstört den Premium-Eindruck sofort

Details zu Schildern, Ausleger und Fensterbeklebung stehen im Salon-Setup-Guide.

4.5 Mobile Payment — unterwegs kassieren wie im Salon

Sobald du außerhalb des Salons arbeitest — Braut-Make-up bei der Hochzeit, Home-Service für eine Stammkundin, Wellness-Nachmittag im Unternehmen, Pop-up-Workshop — musst du dort genauso professionell abrechnen können wie im Atelier. Bar allein ist im Jahr 2026 kein professioneller Auftritt mehr. Mobile Payment-Lösungen sind inzwischen so günstig und zuverlässig, dass es keinen Grund gibt, ohne zu arbeiten.

4.5.1 Die 3 Mobile-Payment-Konzepte

Konzept 01

SoftPOS / Tap-to-Pay (ohne Hardware)

  • Das Smartphone IST das Terminal
  • Nur App nötig — SumUp Tap-to-Pay, Zettle Tap-to-Pay, Vivawallet Smart Checkout
  • Kundin hält ihre Karte/Phone an dein Smartphone
  • Voraussetzung: iPhone XS+ oder moderne Android mit NFC
  • Gebühren: ~1,59–1,75 % pro Transaktion
  • Perfekt für: spontane Einsätze, minimales Gepäck, keine Hardware-Investition
  • Einschränkung: keine Bon-Druck-Funktion, keine eigene Anzeige für Kundin (Kundin vertraut deinem App-Screen)
Konzept 02

Mobile Card Reader (mit kleinem Gerät)

  • Kompakt, passt in Handtasche — SumUp Solo (69 €), Zettle Reader 2 (29–79 €), Vivawallet Pro
  • Bluetooth-Verbindung zum Smartphone ODER WLAN-fähig mit eigenem Bildschirm
  • Gebühren: 0,95–1,69 % pro Transaktion
  • Autonomer Betrieb mit Display, Kundin sieht den Betrag
  • Perfekt für: regelmäßige Off-Site-Arbeit, professioneller Auftritt, Backup wenn Smartphone mal streikt
Konzept 03

Komplettes Mobile-Terminal mit Bondruck

  • SumUp Solo Printer (149 €), Zettle Reader mit Drucker-Add-on, MyPOS Mini ~199 €
  • Bondruck direkt vor Ort — für höhere Preise und Premium-Feeling
  • Für hochwertige Branding-Momente (Hochzeit!) wichtig
  • Gebühren: ähnlich wie Reader-Variante
  • Perfekt für: regelmäßige Hochzeits-Einsätze, Pop-up-Workshops, wenn man Rechnungen direkt mitgibt
  • Batterie hält 8–12 h
Konzept 04

Smartphone als Zweit-Kasse (redundant)

  • Backup-Konzept: wenn primäres Terminal ausfällt, zweites Smartphone mit SoftPOS übernimmt
  • Empfohlen bei Events mit > 10 Teilnehmerinnen (Workshops, Hochzeiten)
  • Keine extra Kosten — nur App auf privatem Zweit-Smartphone

4.5.2 Anbieter-Vergleichstabelle für Mobile-Einsatz

Anbieter Hardware Einmalkosten Transaktion Bondruck Offline-Fähig Auszahlung Bewertung für Mobile
SumUp Tap-to-Pay (nur App) Smartphone 0 € 1,59 % Nein (E-Mail-Quittung) Nein 1–3 WT ★★★★ Ideal für Spontan-Einsatz
SumUp Solo Lite Kleines Reader-Gerät 69 € 1,39 % Nein Nein 1–3 WT ★★★★★ Beste Allround-Mobile-Lösung
SumUp Solo Printer Reader + Drucker 149 € 1,39 % Ja, Bon 58 mm Nein 1–3 WT ★★★★ Wenn Bondruck wichtig (Hochzeiten!)
Zettle Reader 2 Kleines Gerät 29–79 € 1,69 % Nein (E-Mail) Nein 1–2 WT ★★★★ Günstige Zweit-Option
Zettle Terminal Gerät mit Display 149 € 1,69 % Nein, aber Display groß Ja (Offline bis 24 h) 1–2 WT ★★★★ PayPal-Integration
Vivawallet Smart Terminal All-in-One Android 149 € 0,95 % + 0,05 € Ja Nein 1 WT ★★★★★ Günstigste Gebühr, Android-basiert
MyPOS Mini Mini-Terminal 199 € 1,6–1,99 % Ja, SIM inkl. Ja (eigene SIM-Karte) Sofort (eigenes MyPOS-Konto) ★★★★ Instant-Payout-Option, aber neues Konto
Stripe Tap to Pay Smartphone + App 0 € 1,5 % + 0,25 € Nein Nein 2–7 WT ★★★ Nur sinnvoll wenn bereits Stripe-Nutzer
Concardis / Nexi Mobile Gerät mieten ~10 €/Mon + 0,5–0,9 % Ja Ja Nein 1 WT ★★ Zu teuer/gebunden für Solo

4.5.3 Empfehlung für einen Premium-Salon

Start-Setup (ab Tag 1): SumUp Solo Lite (69 €) als Haupt-Mobile-Terminal. Passt in jede Handtasche, Bluetooth zum iPhone/Android, keine Grundgebühr, 1,39 % Transaktionsgebühr. Selbst bei 3.000 € Mobile-Umsatz/Monat sind das 42 € Gebühren — kein Anbieter ist günstiger ohne Vertragsbindung.

Upgrade nach 12–18 Monaten (wenn Hochzeiten > 2×/Monat): SumUp Solo Printer (149 €) zusätzlich. Bondruck direkt beim Kunden ist Premium-Gefühl bei Hochzeits-Einsätzen, rechnet Material sauber ab.

Wenn Off-Site-Umsatz > 5.000 €/Monat: Vivawallet Smart Terminal (149 €) prüfen — 0,95 % + 0,05 € pro Transaktion spart bei hohem Volumen 3–5 % Gebühren ggü. SumUp.

NIE sinnvoll für Mobile-Einsatz: Concardis/Nexi Mobile, Payone — zu teure Fixkosten, meist mit Vertragsbindung.

4.5.4 Mobile-Payment bei Hochzeiten & Events — der Praxis-Ablauf

  1. Vor dem Event (1 Tag):
    Terminal voll aufgeladen (8–12 h Akku-Laufzeit). App-Update prüfen. Offline-Fallback: Rechnungsblock + Stift falls Netz ausfällt. Bondruck-Papier neu (wenn Drucker-Variante).
  2. Beim Kunden-Empfang:
    Terminal griffbereit neben Makeup-Koffer. Beim Erst-Kontakt bereits kommunizieren: „Du kannst bar oder Karte zahlen — auch Apple Pay und Google Pay gehen".
  3. Bezahlung selbst:
    Betrag eingeben am Terminal oder App. Kundin tippt Karte/Phone an — Transaktion in 2–3 Sekunden. Bondruck ODER E-Mail/SMS-Quittung automatisch. Trinkgeld-Prompt aktiviert lassen (auch bei Mobile-Einsatz!).
  4. Netzausfall / Technik-Problem:
    Fallback: Rechnung per Mail nach Event (Zahlungsziel 7 Tage). Oder: SEPA-Lastschrift-Mandat auf Papier unterschreiben lassen (nur wenn Lastschrift-Geschäftskonto aktiviert — siehe Finanz-Guide Kap. 3).
  5. Nach dem Event:
    Tagesabschluss im Terminal (automatisch). Rechnungs-/Bon-Daten in Rechnungsprogramm übertragen (lexoffice-Integration mit SumUp / Stripe — siehe Kap. 3). Cashless — keine Barkasse, kein Tagesbuch-Eintrag nötig, Bank-Export ist der Beleg.

4.5.5 Steuer & Dokumentation bei Off-Site-Verkauf

Auch Hochzeits-/Home-Service-Umsätze sind steuerpflichtige Betriebseinnahmen. Bei Cashless-Betrieb läuft jede Zahlung automatisch in den Bank-Export — der ist gleichzeitig dein Nachweis. Mobile Terminal (SumUp Solo, Stripe Reader M2) mitnehmen oder Zahlungslink per SMS/WhatsApp senden.

TSE-Pflicht: Wenn du ein elektronisches Kassensystem nutzt (z. B. SumUp POS), muss auch Mobile-Umsatz TSE-dokumentiert sein. SumUp Solo + SumUp POS-App löst das — siehe Kap. 3 TSE-Kasse.

Rechnung beim Kunden: Bei Off-Site-Einsätzen ist Quittung/Bon Pflicht (Bonpflicht). Wenn Terminal keinen Bondruck hat, automatische E-Mail-Quittung reicht — vorher kurz nach E-Mail fragen.

4.5.6 Off-Site-Paket zusammenstellen

Der Mobile-Kasten (in einer kleinen Tasche, immer bereit):

  • Mobile-Terminal (z. B. SumUp Solo Lite)
  • Ladekabel + PowerBank
  • Ersatz-Smartphone (oder privates als Backup)
  • Kleine Rechnungsblock-Variante (Papier-Backup)
  • Visitenkarten
  • Zweites Handy oder Backup-Terminal (mit eigener SIM) — falls Haupt-Terminal ausfällt
  • Quittungsblock (handschriftlich) nur als allerletzter Notfall-Backup bei komplettem Technik-Ausfall — Rechnung dann am Folgetag digital nachreichen
  • Tuch zum Sauberwischen des Terminals zwischen Kunden
Kapitel 05

CRM & Kundenkartei

Kundinnen­daten sind das wertvollste Asset des Salons — die Arbeit von Jahren steckt in den Notizen „allergisch gegen X", „bevorzugt Zeiten Mittwoch", „Tochter Marie kommt ab Januar". Drei Phasen der CRM-Reife.

5.1 Phase 1 · Start (Monat 1–12, 0–150 Kundinnen)

Die meisten Booking-Systeme haben eine integrierte Kundinnenkartei mit Notizfeld, Allergie-Feld, Historien-View. Das reicht am Anfang. Zusätzlich:

5.2 Phase 2 · Wachstum (Monat 12–30, 150–400 Kundinnen)

Ab ~150 aktiven Kundinnen wird manuelle Pflege unmöglich. Jetzt braucht es echte Segmentierung:

5.3 Phase 3 · Ausreifung (Jahr 3+, 400+ Kundinnen, ggf. Team)

Dedicated-CRM wird relevant:

Migrations-Regel

Wechsel vom Booking-integrierten CRM zu einem echten CRM erst, wenn die Segmentierungs-Limits erreicht sind (z. B. keine Custom Fields mehr möglich) und mehrere Personen das CRM täglich brauchen. Vorher ist der Migrations­aufwand größer als der Gewinn.

5.4 DSGVO-Pflicht in der Kundinnenkartei

Was jede Kundin akzeptieren muss

  • Einwilligung zur Datenerhebung bei Erstbesuch (Papier oder digital)
  • Zweckbindung: Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Behandlungs­notizen
  • Extra-Einwilligung für Gesundheits­daten (Allergien, Erkrankungen) — „besondere Kategorie" § 9 DSGVO
  • Extra-Einwilligung für Fotos (vor/nach, Social Media — separat ankreuzbar)
  • Einwilligung Newsletter — Double-Opt-in dokumentiert
  • Löschpflicht: Kundinnen­daten nach 10 Jahren ohne Behandlung löschen (oder früher auf Wunsch)
  • Auskunfts­recht: auf Anfrage alle gespeicherten Daten innerhalb 30 Tage liefern
Kapitel 06

E-Mail & WhatsApp

Die zwei Kanäle, die Kundinnen wirklich lesen. E-Mail für Newsletter und Gutschein-Kampagnen, WhatsApp für Nähe und Service. Beide korrekt DSGVO-konform aufziehen.

6.1 E-Mail-Marketing — die drei Kandidaten

Empfehlung 01

Brevo (ex Sendinblue)

Free bis 300 Mails/Tag, Starter 9 €/Monat, Business 19 €/Monat
  • Server in Deutschland/EU, voll DSGVO-konform
  • Deutscher Support, deutsches Interface
  • CRM, Landing Pages, SMS, WhatsApp Business Integration in einem
  • Transactionals (Buchungs­bestätigungen) inklusive
Top-Empfehlung für einen Premium-SalonDSGVO stressfrei, sehr günstig im Einstieg.
Alternative 02

CleverReach

Free bis 250 Empfänger, dann ab 15 €/Monat
  • Deutscher Anbieter aus Rastede (Nds.)
  • Server Deutschland, DSGVO bombensicher
  • Einfaches Interface, etwas weniger Features als Brevo
  • Sehr gute Zustellraten in DACH
Wenn du „deutsch-deutsch" willstCleverReach statt Brevo.
Alternative 03

MailerLite

Free bis 1.000 Empfänger, dann ab 10 $/Monat
  • Sehr schönes, modernes Interface
  • Server EU wählbar, DSGVO konform mit AVV
  • Etwas weniger Integrationen in deutsche Tools
  • Gute Landing Pages inklusive
Nicht empfohlen

Mailchimp

Free bis 500 Empfänger, dann ab 15 $/Monat
  • Server in USA — DSGVO-Bedenken
  • Bayerisches Landesamt hat bereits beanstandet
  • Interface hochwertig, aber Standortproblem
  • Alternative nutzen

6.2 Der minimale Newsletter-Plan

  1. Willkommens-E-Mail nach Erstbesuch (automatisch, 1 Tag nach Termin).
    „Danke, dass du da warst. Hier 3 Tipps für die nächsten 7 Tage..." — plus Button zur Bewertung
  2. Monatlicher Newsletter (1 × / Monat, 200–300 Wörter).
    Neue Behandlung, Saison-Tipp, kurze Story aus dem Atelier. Siehe Marketing-Plan für Content-Ideen.
  3. Geburtstags-Nachricht (automatisch, 7 Tage vorher).
    Mit kleinem Gutschein-Incentive (z. B. 15 % auf Geburtstags­monat)
  4. Reaktivierungs-Mail nach 90 Tagen Inaktivität.
    „Vermisse dich" — persönlicher Ton, ein kleiner Anreiz, direkte Buchungs-Link
  5. Gutschein-Kampagne — 3–4 × im Jahr zu Saison-Events.
    Muttertag, Black Friday, Advent, Sommer-Pre-Summer. Siehe Marketing-Plan Kap. Ertragsmodell.

6.3 WhatsApp — Business-App vs. API

Empfehlung Start

WhatsApp Business App

Kostenlos, keine Begrenzung bei manueller Nutzung
  • Eigenes Business-Profil mit Öffnungszeiten
  • Quick Replies für Standard­nachrichten
  • Katalog für Behandlungs­übersicht
  • Broadcasts nur bis 256 Empfänger, manuelle Versendung
  • Archivierung im Handy — DSGVO-Hinweis beachten
Für 90 % der Solo-Salons reicht dasStart hier, wechsel bei Bedarf.
Erst ab Skalierung

WhatsApp Business API

Template-Nachrichten ab ~0,10–0,20 € pro Marketing-Mitteilung (Meta-Gebühren)
  • Broadcasts ohne Empfänger­limit
  • Automatisierung via BSP (Chatarmin, Superchat, HelloMateo)
  • BSP-Gebühr zusätzlich 10–20 % oder Flatrate 29–99 €/Monat
  • Lohnt sich ab ~500 aktiven Kundinnen
Frühestens Jahr 2–3Nicht mit WhatsApp API starten.
WhatsApp-Etikette im Salon

Nicht jede Kundin will WhatsApp-Nachrichten bekommen — Opt-in beim Erstbesuch: „Darf ich Sie per WhatsApp an den Termin erinnern? Ja/Nein" (schriftlich). Wer Nein sagt: nur per E-Mail oder SMS. Keine Marketing-Nachrichten via WhatsApp an alle — das ist rechtlich eine Grauzone und nervt Kundinnen.

Kapitel 07

Backup & Security

Ein Festplatten-Ausfall, ein kopierter Instagram-Account, eine verlorene Kundinnen­liste — alle drei Szenarien passieren täglich. Für einen Solo-Salon reicht ein schlankes Sicherheits­setup, wenn es konsequent gelebt wird.

7.1 Die 3-2-1 Backup-Regel

Jede wichtige Datei existiert dreimal: 3 Kopien, auf 2 verschiedenen Medien, 1 davon off-site.

DatenartLive-KopieBackup 1Backup 2
Kundinnen­karteiBooking-System (Treatwell/Shore)Monatlicher CSV-Export in Google DriveQuartals­export auf verschlüsseltem USB-Stick (Tresor)
Buchhaltung & Belegelexoffice / sevDesk CloudDATEV-Export zur SteuerberaterinJahresordner auf verschlüsselter Festplatte
Fotos (Portfolio, Insta)iPhone / Fotos-AppiCloud mit Family PlanGoogle Drive Sync im Hintergrund
Verträge, Rechnungen, ZertifikateNotion / Google DrivePapier-Ordner im SalonKopien bei Steuerberaterin

7.2 Die kritische Schwachstelle: Social-Media-Accounts

Kopierte Instagram-Accounts sind der häufigste digitale Schaden bei Beauty-Salons. Präventiv:

7.3 Passwort-Hygiene

Tool

1Password oder Bitwarden

  • 1Password Business 5 $/Monat, Bitwarden kostenlos
  • Ein Master-Passwort, alle anderen automatisch generiert
  • Auto-Fill auf Handy und Desktop
  • Notfall-Freigabe an Vertrauens­person (siehe Krisen-Guide)
Regel

Die Passwort-Hierarchie

  • E-Mail (Google/Apple) = „Master" — nie wiederverwenden
  • Booking-System + Kasse = eigene Passwörter
  • Social Media = eigene Passwörter + 2FA
  • Alles andere (Shops, Newsletter) im Passwort-Manager

7.4 Cyber­sicherheit-Grund­schutz

Die Monats-Routine

  • macOS / Windows / iPhone Updates installieren (erste Woche des Monats)
  • Browser Updates (Chrome, Safari)
  • Router-Firmware prüfen (einmal pro Quartal)
  • Unbenutzte Apps auf iPhone löschen (Angriffs­fläche reduzieren)
  • Datenschutzerklärung auf Website aktuell
  • Verdächtige E-Mails aus Posteingang löschen, nicht anklicken
  • Gäste-WLAN im Salon separat konfigurieren (Kundinnen nicht im Business-Netz)
Im Schadensfall

Datenpanne (Kundinnenliste gestohlen, Account gehackt, Cyber­angriff) → 72 Stunden Meldepflicht an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA). Nicht nachdenken, melden. Details und Ablauf im Krisen-Guide Kap. 03.

Kapitel 08

AI-Tools im Salon-Alltag

ChatGPT, Claude, Gemini — KI-Tools sind 2026 normaler Teil jedes Solo-Business. Richtig eingesetzt sparen sie 5–10 Stunden pro Monat. Falsch eingesetzt produzieren sie generische Posts, die nach KI klingen. Die drei sinnvollen Einsatzgebiete.

8.1 Einsatz 1 · Content-Unterstützung

Die „Nie roh posten"-Regel

Keinen AI-generierten Text 1:1 posten. Mindestens 30 % eigene Worte, eigene Beobachtungen, echte Kundinnen-Stories rein. Die Alternative ist austauschbarer KI-Einheitsbrei, den jede Kundin sofort erkennt.

8.2 Einsatz 2 · Operative Arbeit

8.3 Einsatz 3 · Weiterbildung & Recherche

8.4 Die sichere AI-Nutzung im Salon

DSGVO-Regeln für AI

  • Nie echte Kundinnen­namen in Prompts eingeben — anonymisieren als „Kundin A"
  • Keine Gesundheits­daten, Adressen, E-Mails in ChatGPT/Claude/Gemini hochladen
  • ChatGPT Business oder Team-Account nutzen (kein Training auf deinen Daten)
  • Bei sensiblen Themen lokales LLM (Ollama + Llama) erwägen — aber erst bei technischem Interesse
  • Rechnungen & Verträge nicht in AI hochladen — Steuer­berechnung immer von Steuerberaterin

8.5 Kostenpunkt

Basis

ChatGPT Plus / Claude Pro

ab 20 $/Monat
  • Besseres Modell, längere Konversationen
  • Keine Daten-Speicherung für Training (Opt-out)
  • Vollkommen ausreichend für Solo-Salon
Erweitert

AI in Business-Tools

meist in Brevo, Shore, Treatwell integriert, oft 0 €
  • Automatische Mail-Texte in Brevo
  • Instagram-Caption-Vorschlag in Shore
  • Kein separater AI-Account nötig
Wichtig: AI ist kein Brand-Ersatz

Deine Stimme ist das, was dein Atelier von den anderen Salons im Markt unterscheidet (siehe Brand Style Guide). AI kann die Stimme üben, aber nicht ersetzen. Die Handarbeit ist deine Handschrift, der Ton ist dein Ton — AI ist der Assistent, nicht die Autorin.

Quellen

Woher diese Preise kommen